安全な書類整理
スキャン代行後に廃棄可能な原本とは、スキャンされた後に書類が不要となる場合に、適切に処分できる書類のことを指します。ただし、すべての書類がスキャン後に廃棄可能であるわけではなく、書類の内容や法的な規定に基づいて、廃棄できるかどうかを判断する必要があります。
今回は、スキャン後に廃棄可能な原本とは、物理的な書類が不要となる書類のことですが、以下の基準を元に廃棄可能な原本に関するポイントをいくつかご紹介します。
法的な保存義務がない書類
特定の書類には法的に一定期間保管する義務があり、これらの書類はスキャン後も原本を保存しておく必要があります。逆に、保存義務がなく、スキャンによって原本をデジタルデータとして保存できる場合は、廃棄可能な書類となります。
税務関連書類: 税務署から求められる書類や、税務申告に関連する書類（領収書、請求書、経費の証明書など）については、一定期間（一般的に7年～10年）保管が義務付けられています。スキャン代行後も原本は廃棄できません。
契約書: 契約書には法的効力を持つものがあり、保管期間が定められていることがあります。例えば、不動産契約書や法人の取引契約書などは法的効力を持ち、保管義務が発生することがあります。スキャンしたデータでは法的効力が証明できないため、原本を一定期間保管しなければなりません。
法的・業務上の保存義務がある書類とその扱い
スキャン後に廃棄できない書類には法的または業務上の理由で保管義務があるものがあります。これらの書類は、スキャン後に原本を廃棄することはできません。主なものに税務関連書類があります。
税務関連書類には、税法に基づいて保管義務があるため、スキャン後でも原本は廃棄できません。これには以下のような書類が含まれます。
領収書: 確定申告で使用する領収書や請求書は、税務署から求められた場合に提出しなければならないため、一定期間（通常7年）保存義務があります。
帳簿類: 会社の帳簿や経理関連の書類も法的に保管義務があり、スキャンしただけでは廃棄できません。
スキャン後の書類廃棄方法
スキャン後に廃棄できる書類については、個人情報保護や機密性の観点から適切な方法で処分することが求められます。具体的には、以下の方法があります。
シュレッダーによる裁断
個人情報や機密情報が含まれる書類を廃棄する場合、シュレッダーで細かく裁断することが最も安全です。シュレッダーは、単に書類を細断するだけでなく、情報が復元できないように小さく分解することが重要です。
専門業者による処分
大量の書類や機密文書がある場合、シュレッダー業者に依頼して処分することも選択肢の一つです。専門業者は、厳重な管理の下で書類を処分し、証明書を提供することもあります。
焼却処分
非常に重要な機密情報が含まれている場合、焼却処分が行われることがあります。焼却は、完全に書類を消去するため、最も安全な方法です。
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