スキャン代行の依頼を安全にするために
近年、ペーパーレス化やデジタル化が進む中で、スキャン代行サービスを利用して書類をデジタル化する企業や個人が増えています。これにより、紙の書類の管理が簡素化され、保存や検索が迅速になるなど多くの利点がある一方で、導入に際しては注意すべき点や落とし穴も存在します。これらの問題を避けるためには、スキャン代行サービスを選ぶ際に十分な調査と準備が必要です。以下では、スキャン代行サービスを導入する際に発生しがちな落とし穴と、その対策法について詳しく解説します。
セキュリティの不安
スキャン代行業者に書類を預けるということは、機密性が求められる情報を外部に委託することを意味します。特に企業の業務書類や個人情報が含まれている場合、情報漏洩や不正アクセスのリスクは非常に大きくなります。セキュリティ対策が不十分な業者を選んでしまうと、予期せぬデータ流出や情報漏洩が発生する可能性があり、これにより企業の信頼性が損なわれたり、法的な問題が生じることもあります。
●対策
業者のセキュリティ体制を確認：スキャン代行業者に依頼する前に、セキュリティ体制をしっかりと確認しましょう。例えば、業者が提供するセキュリティポリシー、データ暗号化技術、アクセス制限、従業員へのセキュリティ教育などをチェックします。
NDA（秘密保持契約）の締結：機密情報を取り扱う場合、業者と秘密保持契約（NDA）を交わし、情報漏洩を防止するための法的拘束力を確保します。
定期的な監査の実施：業者が自社のセキュリティ基準を遵守しているか定期的に監査することも重要です。
スキャン品質の低さ
スキャン代行を利用する際、最も懸念されるのがスキャンの品質です。業者によっては、スキャンの解像度が低かったり、文書が不鮮明であったりすることがあります。特に、OCR（光学文字認識）を使って文字データに変換する場合、誤認識が多くなり、後で手作業で修正する必要が出てきてしまうこともあります。
●対策法
事前サンプルの確認：業者に依頼する前に、サンプルスキャンをお願いして、スキャン品質を確認しましょう。解像度やカラー設定、文字認識の精度などをチェックすることが重要です。
解像度や品質の要求：高解像度でのスキャンを依頼し、必要に応じてOCR処理を利用することを求めます。重要な書類や公式な文書には、必ず高品質なスキャンを依頼しましょう。
品質保証を契約に含める：もしスキャン品質に不満があった場合、再スキャンや修正作業を無料で行うといった品質保証の取り決めを契約に盛り込んでおくことが重要です。
スキャン対象物の整理不足
スキャンを依頼する書類が整理されていないと、スキャン作業自体が遅れるだけでなく、後で書類が混乱し、必要な書類を見つけるのに時間がかかることになります。特に、大量の書類をスキャンする場合には、整理作業が不十分だとトラブルの原因となります。
●対策法
事前の整理作業：スキャンする書類は、あらかじめ種類や重要度別に整理しておきます。重要書類は目立つようにマークし、必要な順番でスキャンされるように業者に指示します。
ラベル付けと分類：スキャン対象の書類にラベルをつけ、業者がどの書類からスキャンを始めるべきか明確に伝えるようにします。例えば、「契約書」「請求書」「経理書類」など、カテゴリごとに分けておくと効率的です。
チェックリストを活用：どの書類をスキャンするか、事前にチェックリストを作成し、スキャンする際に漏れがないように確認します。