依頼する上で気を付けるべきところは？
社内の資料を保管しやすくするために有効なスキャン代行ですが、依頼する際にはいくつか気を付けるべき点があるようです。業者の選定、セキュリティとプライバシーの確認、料金と契約内容の把握、文書の準備、納品形式の確認、納品後の品質チェックなど、さまざまなポイントに気を付けることが重要です。これらの点をしっかりと考慮することが大切です。
今回は、依頼する前の気を付けるべき点を踏まえた上で、いざ頼んだ場合に、スキャン代行会社が対応難しいメディアをいくつかご紹介します。
厚みやサイズが特殊な文書
スキャン代行サービスでは、一般的にA4サイズやB5サイズの文書が主流ですが、特殊なサイズや厚みのある文書には対応が難しいことがあります。例えば、大型のポスターや図面、あるいは厚いバインダーに収められた文書などは、専用のスキャナーや機材が必要です。こうしたアイテムは、標準的なスキャンプロセスに適しておらず、スキャン代行業者によっては対応できないことがあります。
著作権で保護された資料
著作権が存在する資料（例：書籍、雑誌、アート作品など）のスキャンには、特に注意が必要です。著作権法により、著作権者の許可なしにこれらの資料をスキャンしてデジタル化することは違法となります。スキャン代行業者は、著作権に関する法律に従わなければならず、無許可でのスキャンは避けるべきです。したがって、著作権が絡む文書や資料については、事前に確認が必要です。
プラスチック製や固体のオブジェクト
スキャン代行は、基本的には紙文書のデジタル化を目的としていますが、プラスチック製のカード（例：クレジットカードやIDカード）、固体のオブジェクト（例：書籍の表紙や立体的な商品）などはスキャンできません。これらのアイテムは、通常のスキャン機器では扱えず、特殊な技術や機器が必要となるため、代行業者のサービス範囲外となることが多いです。
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