ペーパーレス化の普及率は？
SDGsの観点などで、ペーパーレス化の必要性が高まっている今、総務省が出した平成24年度版「情報通信白書」(総務省が企業の業務改革取組状況を分析したもの)によると、ペーパーレス化の普及率は29.1 ％であり、３割程度の普及率になっています。普及が進まない背景としては、社内の規則によりアップデートがなされていないことにあります。
また、権利等の重要書類を除き、会社によっては紙で保存することが都合良い場合もあるようです。ペーパーレス化を進めるためには新たに社内のルールを構築していくことが必要になり、抵抗も多いようです。
今回は、スキャン代行会社の違いをいくつかご紹介します。
サービス内容の多様性
スキャン代行会社によって、提供するサービスの内容は大きく異なります。基本的なスキャンサービスに加えて、OCR（光学式文字認識）機能を持つ会社は、スキャンした文書を検索可能なテキストデータに変換することができます。さらに、データ整理や分類、特定のフォーマットでの保存（PDF、JPEGなど）を行う会社もあります。中には、スキャン後のデータを特定のシステムに直接アップロードするサービスを提供するところもあり、顧客のニーズに合わせたフルサポートを行っています。
対応する媒体の種類
一部のスキャン代行会社は、一般的なA4サイズの文書だけでなく、大型のポスターや冊子、マイクロフィルム、フィルム写真など、多様な媒体に対応しています。このような会社は、特殊な資料を扱う顧客にとって非常に有用です。例えば、文化財や歴史的資料のデジタル化を行う際には、特別な技術や設備が求められますので、こうした対応力が重要なポイントになります。
カスタマイズ性
スキャンサービスをカスタマイズできるかどうかも、会社ごとの大きな違いです。一部の会社は、顧客の特定の要求に応じてスキャン方法や後処理の内容を調整可能です。例えば、特定のフォーマットへの変換や、特定の整理方法（フォルダ分けなど）に対応することで、顧客の個別のニーズに応えています。