プレゼンにおける困りごととは
社内で新規事業を立ち上げる際に必須なのがプレゼンです。一般的には、スクリーンにプロジェクターで映し出し、紙媒体の資料が使って行われることが多いです。発表に必要な情報収集にも時間と労力を要します。また、プレゼンをする上で効率化や提案した企画の魅力をより伝えやすくするために資料をデジタル化し、状況に応じてアプローチの仕方を変える必要があるようです。
今回は、スキャニングがプレゼンに役立つ点をいくつかご紹介します。
視覚的な魅力と統一感
紙媒体スキャニングによって、異なる部署や担当者が作成した紙の資料をデジタル化し、統一されたデザインテンプレートに沿って調整することができます。例えば、会社のロゴやカラースキーム、フォントの統一を実現することで、視覚的な統一感を持たせることができます。
また、デジタル化された資料には、動画やアニメーションなどの多様なメディアを簡単に挿入することができます。これにより、静止画像だけでなく、動的な要素を取り入れてプレゼンテーションのインタラクティブ性を増し、参加者の関心を引くことができます。
資料の集約と整理
紙媒体スキャニングにより、複数の紙の資料をデジタル化して一元管理することができます。例えば、各部署からのレポート、市場調査データ、過去のプレゼンテーション資料などをスキャンし、データベースやクラウドストレージに保存します。これにより、必要な情報をすばやくアクセスできるようになり、準備がしやすくなります。
また、異なる形式の資料（文書、手書きのメモ、図面など）を統合しやすくなります。例えば、会議で取った手書きのメモや設計図面をスキャンしてデジタルデータとして管理することで、全体像をより明確に把握し、プレゼンテーションの質を向上させることができます。
リモートの共有とアクセス
紙媒体スキャニングによってデジタル化された資料は、オンラインで簡単に共有できます。例えば、チームメンバーやクライアントと離れた場所からでも、最新のプレゼンテーション資料をリアルタイムで共有することができます。これにより、リモートワーク環境下でもチーム全体が同じ情報にアクセスし、効果的なコラボレーションが可能になります。
また、デジタル化された資料はクラウドストレージや共有フォルダに保存されているため、必要な時にいつでもアクセスできます。例えば、プレゼンテーションの準備中や実施中に追加のデータや修正が必要な場合でも、遠隔地からでもすぐに更新や変更を加えることができます。これにより、時間の節約にもつながります。