バイタルレコードとは
バイタルレコード（Vital Record）とは、個人または組織に関する重要な情報や文書のことです。企業におけるバイタルレコードは、その企業の運営や存続に必要不可欠な情報や文書のことを指します。これらのレコードは、企業の運営に関する重要な情報を提供し、法的要件を満たすために保管されます。
一般的な企業におけるバイタルレコードの例としては会社設立文書、所有権証書などがあげられ、個人や組織の身元や権利を証明するために必要な情報となっています。その他では、企業において従業員の労働状況等を管理をする目的で使われることもあります。
今回は、スキャンニングとバイタルレコードの関係とメリットをいくつかご紹介します。
バックアップと災害復旧
バイタルレコードが脅かされるものの一つに自然災害があります。災害的な出来事（洪水、火災、地震など）は、企業のデータセンター等の施設に物理的な被害を与え、バイタルレコードが破壊される可能性があります。
また、デジタル化とバックアップすることは、災害復旧の中心的な要素となります。デジタル化は進んでいますが、紙媒体で保管されるものも多いのです。これらをスキャンすることで運営に必要な重要書類もデータとしてまとめることができ、結果的に復旧も迅速に行うことができます。
セキュリティーとコンプライアンス
デジタル化されたバイタルレコードは、セキュリティ対策が適用されるため、機密情報や個人情報の保護に活用されます。
スキャン業務は法的および規制上の要件に準拠するのに役立ち、デジタルフォーマットのバイタルレコードはデータの保存期間や管理要件を容易に遵守することができます。適切なセキュリティ対策が施されたデータベースやクラウド上のサーバーに保存されます。
また、データへのアクセス制御や暗号化、監視が行われ、不正アクセスやデータ漏洩を防ぎます。法的規制や業界標準に合わせることが重要で、デジタル化されたデータは、データ保護法や規制に準拠して保存され、情報のセキュリティとプライバシーが保護されます。
個人の健康状態を把握しやすい
医療機関や健康施設では、患者の健康記録や治療記録、診断書、処方箋などの書類を電子健康記録（EHR）システムに保存するためにスキャンします。健康記録に関するバイタルコードを含む文書をスキャンすることにより、患者の過去の健康情報や治療経過が電子的に保管されます。
また、医療スタッフが効率的にアクセスできるようになり、患者の健康状態を細かく知ることができ、より適切な処置が可能になります。