DXとは？
DXは、「デジタル変革（Digital Transformation）」の略語です。デジタル変革は、企業や組織がデジタル技術を活用して、ビジネスプロセスやサービス、組織文化を革新することを指します。DXは、従来のビジネスモデルやプロセスを見直し、革新的なデジタルテクノロジーを導入することで、企業が競争力を強化し、成長を促進するための取り組みです。DXの主な目的は、顧客が製品やサービスを利用する際の体験を向上させることや、新しいビジネスモデルやサービスの創出を促進させることが挙げられます。また、企業は市場の変化や顧客のニーズに柔軟に対応しやすくなります。その中でスキャン業務がDXに役立つ点があるようなのでいくつかご紹介します。
データの効率的なアクセスと共有ができる
デジタル化された文書は、オンラインストレージやクラウドサービスを通じて、リモートワーカや移動中の従業員など、必要なときにどこからでもアクセスできます。さらに、共有機能を使用して、チームメンバーや関係者と文書を簡単に共有できます。これにより、業務プロセスが迅速化し、情報共有が円滑化されます。即時アクセスが可能なことや、複数人の同時アクセスが可能なのでミーティングの際やプレゼンの際に有効です。リアルタイムで操作でき、それに対してのコメントや修正が容易です。
ワークフローの自動化
ワークフローの自動化は、文書の承認、処理、ルーティングなどのタスクを自動化することを指します。スキャン業務と統合することで、スキャンされた文書が自動的にワークフローに送信され、必要なアクションが自動的に反映されます。たとえば、契約書のスキャン後、特定の部門に自動的に転送されて承認プロセスが開始されることがあります。自動化により、人的ミスの削減、処理時間の短縮、生産性の向上につながります。